Vous l’utilisez peut-être déjà au sein de votre entreprise, la gestion électronique des documents est devenue LA solution écologique, économique et efficace pour gérer vos dossiers avec efficacité. Découvrez ses nombreux autres avantages dans cet article.
La gestion électronique des documents, une aubaine pour votre entreprise !
Sa définition
La GED ou Gestion électronique des documents désigne un procédé informatisé consistant à gérer un document de façon numérique et non plus de manière papier. La GED permet à tous les salariés autorisés d’avoir accès au logiciel sur lequel se trouvent tous les documents dont ils ont besoin. Tous les documents peuvent être trouvés simplement à l’aide d’un simple clic.
Cette dématérialisation des documents est désormais très régulièrement utilisée par les entreprises. Cela leur permet d’optimiser leur processus de gestion des documents et de réduire les coûts. Mais ce ne sont pas les seuls avantages à cette dématérialisation.
Ses avantages pour votre entreprise
Un des premiers avantages de la gestion électronique des documents est que vos coûts vont être nettement réduits. Fini les factures mensuelles d’encre, de papier et les réparations de l’imprimante. Grâce à la gestion électronique des documents, tous vos documents sont rangés et classés au chaud numériquement. Un avantage écologiquement parlant indéniable qui ne pourra qu’améliorer l’image de votre entreprise. Dites également au revoir à vos placards qui débordent de dossiers, la GED ne prend aucune place physique et vous permet de stocker (presque) en illimité tous vos documents.
Un autre point fort de la GED, est qu’elle permet aux employés de trouver facilement et rapidement les dossiers dont ils ont besoin. En effet, cela peut être une réelle perte de temps pour les employés de chercher chaque dossier individuellement. Grâce à la gestion électronique des documents en quelques clics, il est possible d’avoir accès à toutes vos archives triées et classées. De plus, les documents électroniques peuvent être envoyés en l’espace de quelques secondes par mail, une efficacité non négligeable.
Les documents électroniques peuvent être également visibles par plusieurs utilisateurs en même temps. Une chose primordiale pour permettre à tous d’avoir accès aux mêmes informations en un temps voulu. De plus, les éléments de l’entreprise autorisés à modifier un document pourront le faire extrêmement facilement. Bien-sûr chaque modification est enregistrée et suivie, cette traçabilité permet de conserver une sécurité aux documents.
En évoquant la sécurité, sachez qu’une majorité des logiciels de gestion électronique des documents protègent vos dossiers des attaques extérieures. Une garantie non négligeable face à des documents privés et précieux.
De plus votre GED, vous permet de respecter les délais légaux de conservation de certains documents. Une chose en moins à vous préoccuper et de l’espace en plus pour vos prochains écrits.
Pour finir, en gérant électroniquement vos documents, vos clients peuvent avoir accès aux dossiers qui les concernent facilement, sans forcément devoir attendre de retour de votre part. Un point extrêmement important qui ne va que renforcer la sympathie de votre client face à votre entreprise.
Les étapes de la gestion électronique des documents
La GED comporte plusieurs étapes importantes.
La création du document numérique
La première étape et pas des moindres est la création de votre document numérique. Ici plusieurs options s’offrent à vous. Si votre document n’existe pas déjà en version papier, il vous est possible de le créer directement sur votre logiciel. Vous pourrez, par la suite, très facilement l’enregistrer et l’indexer.
Si votre document existe déjà sous format papier, vous pourrez facilement le scanner ce qui vous permettra d’avoir sa trace numériquement.
La classification
Une fois vos documents créés ou récupérés, il est important qu’ils soient classés. Que ce soit par catégorie, mots-clés ou encore utilisation, il est primordial que les documents soient indexés de manière correcte. Cela permettra la réelle optimisation du temps de recherche des documents.
Le stockage
Bien sûr, chaque document enregistré va être stocké sur votre logiciel. En plus de garantir leur sécurité, le stockage des documents permet leur archivage et leur éventuelle suppression au cours du temps.
L’accessibilité
Une fois vos documents stockés, les personnes concernées peuvent enfin y avoir accès. En effet grâce à la gestion électronique des documents, vous pouvez décider qui peut modifier le document ou non. Cela vous permettra d’éviter tout dégât sur vos documents, mais également de pouvoir donner l’autorisation à vos collègues de gérer un document à votre place très facilement. Un point non négligeable.
Quelques limites
Vous l’aurez sûrement compris, la GED est un excellent moyen pour optimiser vos processus de gestion des documents. Cependant, sachez que cette gestion peut connaître quelques limites. Tout d’abord, si vos salariés n’en n’ont pas l’habitude, ils doivent être formés sur ces tout nouveaux logiciels pour être le plus efficaces possible. Cet apprentissage peut prendre un certain temps. De plus, pour certains de vos employés, maîtriser ce type d’outil peut devenir difficile. Il est donc important de les prendre en compte et de les entraîner doucement et positivement vers la transition numérique de vos documents.
Sachez également que la GED possède tout de même un certain coût. Non seulement vous devez investir dans du matériel informatique de qualité pour éviter tout problème, mais également, acheter les logiciels qui vont permettront de gérer électroniquement vos documents. Ces outils peuvent donc avoir un coût important selon la taille de votre entreprise.
Notre sélection de logiciels pour la gestion électronique de vos documents.
Si vous êtes convaincus par la GED, laissez-nous vous proposer quelques logiciels qui sauront vous accompagner tout au long de votre transition numérique.
Oodrive, la GED sécurisée
Oodrive est un logiciel de partage et de sauvegarde de vos documents français. Grâce à Oodrive, vous pouvez partager, créer ou encore signer vos documents de manière simple et surtout sécurisée. Peu importe votre domaine d’activité, Oodrive est là pour vous garantir un cloud de qualité.
Prix : 9,00€ par mois et par personne.
Qualios, le personnalisable
Qualios, logiciel français de la gestion de document est certifié par l’ISO 9001 V2015 depuis Juin 2016. Qualios vous propose de s’occuper de la gestion électronique de vos documents de manière simple et efficace grâce à une interface paramétrable. De plus, il vous permet de suivre et contrôler les différentes étapes de votre process.
Prix : Sur devis pour une demande sur-mesure
Docuware, meilleure solution 2019
Docuware, ce logiciel allemand de gestion électronique des documents a été présenté en 2019 par l’Express comme “meilleure solution 2019” avec une note de 9,05/10. Grâce à son ergonomie et ses nombreuses fonctionnalités telles que la facturation électronique ou encore la gestion des offres d’emploi, Docuware est un logiciel complet qui vous garantira une gestion des documents accessible et sécurisée.
Prix : Sur devis pour une demande sur-mesure. Essai gratuit disponible.
Alfresco, le confirmé
Présent aussi bien sur Desktop que sur application mobile, Alfresco vous garantit une gestion électronique des documents sécurisée et complète. En complément, vous trouverez des outils d’analyse et une intelligence artificielle permettant d’enrichir automatiquement les contenus.
Prix : Sur devis pour une demande sur-mesure. Version et essai gratuit disponibles.
OpenBee, le Haut-Savoyard
Grâce à un Data center français, Openbee permet un échange de documents simple en toute sécurité. De plus, un historique est à votre disposition pour suivre les activités des utilisateurs. Grâce à son interface intuitive, Openbee est un logiciel facile de prise en main.
Prix : Sur devis pour une demande sur-mesure. Essai gratuit disponible.
Conclusion
Vous l’aurez compris la gestion électronique des documents vous permet d’optimiser au maximum vos processus tout en garantissant des documents en sécurité et classés. Nous vous conseillons vivement d’adopter ce type de gestion pour votre entreprise. Source peut vous aider à sa manière dans la transition numérique de votre entreprise, contactez-nous pour en savoir plus.
FAQ
Comment se fait la Gestion Électronique des Documents ?
La gestion électronique des documents (GED) est un processus qui consiste à organiser et à stocker des informations électroniques au sein d’une organisation. Cela permet aux utilisateurs de créer, de stocker, de gérer, de partager et de retrouver facilement les documents et les informations.
Quel est le principe de la GED ?
Le principe de la GED est de faciliter le stockage, la gestion et la récupération des documents d’une organisation en format électronique. Cela permet une meilleure organisation, une meilleure productivité et une sécurité accrue des documents.
Quels sont les avantages de GED ?
La GED offre plusieurs avantages, tels que l’amélioration de l’efficacité en réduisant le temps nécessaire pour retrouver les documents, l’amélioration de la collaboration grâce au partage facile des documents, la réduction du risque de perte ou de destruction des documents, et la possibilité d’accéder aux documents n’importe où et n’importe quand.
Comment mettre en place un système de GED ?
Pour mettre en place un système de GED, vous devez d’abord identifier vos besoins spécifiques en matière de gestion des documents. Ensuite, choisissez une solution logicielle qui répond à ces besoins. Enfin, formez vos employés à utiliser le système et mettez en place des politiques pour assurer la conformité et la sécurité.
Quelles sont les 4 étapes de la GED ?
Les 4 étapes cruciales de la GED sont l’acquisition (collecte des documents électroniques ou de numérisation des documents papier), l’indexation : (attribution de mots-clés ou d’autres balises aux documents), le stockage (sauvegarde et conservation des documents dans un système sécurisé) et la diffusion (processus qui permet aux utilisateurs d’accéder et de partager les documents stockés).
Quels sont les logiciels de GED ?
Il existe plusieurs logiciels de GED sur le marché, notamment Docuware, Alfresco et OpenBee, mentionnés dans l’article.
Quelle est la différence entre la GED et la SAE ?
La GED concerne principalement la gestion des documents électroniques d’une organisation, tandis que la SAE (Système d’Archivage Électronique) concerne la conservation à long terme des documents numériques dans le respect des normes juridiques et réglementaires.
Qui a inventé la GED ?
La notion de GED est apparue dans les années 80 avec l’émergence des technologies de l’information et de la communication. Il est difficile d’attribuer son invention à une seule personne ou organisation.
Pourquoi GED en intranet ?
La mise en place d’une GED en intranet permet à tous les employés d’une organisation d’accéder facilement aux documents dont ils ont besoin pour leur travail, où qu’ils se trouvent et à tout moment. Cela facilite la collaboration et améliore l’efficacité.
Quels sont les inconvénients de la GED ?
Bien que la GED offre de nombreux avantages, elle présente également certains inconvénients. Par exemple, la mise en œuvre d’un système de GED peut nécessiter un investissement initial important. De plus, il peut être nécessaire de former les employés à l’utilisation du système. Enfin, la gestion de la sécurité et de la confidentialité des documents peut représenter un défi.
